Ich durfte am ShareCamp 2012 spontan einen Vortrag zu InfoPath 2010 halten. Dass sowas spontan geht, mag überraschend klingen, aber so funktioniert nun ein ShareCamp: am Morgen sitzen alle 200 Teilnehmer zusammen beim Kaffee, und stimmen ab wer was vortragen wird. Wirklich cool

Da war ich also, und durfte mit ca. 60 Teilnehmern meine Best-Practices, Tipps und Tricks austauschen. Die Videoaufnahme ist misslungen (klappt nicht so gut mit der Beleuchtung usw.), aufgrund der vielen Feedbacks möchte ich jedoch einen Teil davon hier im Blog festhalten. Ich werde daher eine kleine Serie schreiben zu Best-Practices, Tipps und Tricks im InfoPath 2010 basierend auf meiner Session. Die Themen werden voraussichtlich:

1. Arbeiten mit verschiedenen Ansichten für verschiedene Arbeitsblöcke
2. Arbeits-Fortschritts-Status pflegen und sauber anzeigen in der Übersicht
3. Details-Ansichten (Parent-Child) bei komplexen, wiederholenden Bereichen
4. Datenstruktur im InfoPath – das XML-Schema – Do’s and Dont’s
5. Steuerung der aktuellen Ansicht im InfoPath
6. Drucken von InfoPath-Formularen oder deren Inhalte
7. Komplexe Konfigurationen bei InfoPath Formularen
8. Einfache Tipps zur deaktivierung von Buttons solange nicht benötigt

All das kann ich heute noch nicht schreiben, aber werde in den kommenden Wochen forlaufend ausbauen. Wer interesse hat, am besten gleich den Feed abonnieren.

Alles Liebe
Daniel

Wissensmanagement

Die Definition von Wissensmanagement ist auf Wikipedia sehr ausführlich beschrieben. Oft wird auch das Modewort Social Software oder Social Tools verwendet, das sich mit dem Wissensmanagement zum Teil überschneidet.

Ein Wissensmanagement-System im SharePoint besteht immer aus mehreren Werkzeugen. Dies können Wiki und Dokumentenablagen sein, aber auch Videos, Bilderserien, Screenshots, FAQ (häufig gestellte Fragen und Antworten), oder andere Instrumente wie, welche Person hat welches Fachwissen (z.B. My Sites), Forum, Blog oder Umfragen.

Die Summe der Werkzeuge ergibt aber kein Wissensmanagement. Jedenfalls nicht mehr, als ein Set mit Schraubenziehern, Hammer und Wasserwaage eine Mauer bauen würde. Der häufigste Irrweg des Technikers ist der Versuch, die Tools so anzuordnen, bis er meint er habe ein Wissensmanagement erstellt. Die Problematik hinter diesem Irrweg ist, dass der Techniker ein potentielles Wissensmanagement erstellt hat. Dieses ist jedoch für normarsterbliche Anwender unbrauchbar, und erfüllt daher nur den Wortlaut der Aufgabe, und nicht dessen Sinn.

Die Herausforderungen bei Wissensmanagement-Projekten gehören die Beratung und Bedürfnisabklärung, welche Teams welche Art von Wissen festhalten wollen und abzugrenzen, was ist überhaupt Wissen. Als 2sic durften wir schon einige Global und Local Player beraten beim Wissensmanagement und diese umsetzen mit Microsoft SharePoint.

Ein Wiki

Ein Wiki hat den klassischen Ansatz, schnell mal etwas aufschreiben, und jeder kann diese Informationen bearbeiten. Ein Wiki ist zwar für vieles super geeignet, aber nicht für alles.

Die Einführung eines Wiki und der Wiki-Kultur in einem Unternehmen ist anspruchsvoll. Es muss in die Firmenkultur und zu der Arbeitsweise der Mitarbeiter passen. Ein leeres Wiki bringt niemandem etwas. Genau so wenig Nutzen bringt ein ungepflegtes Wiki, weil die Anwender nicht wissen, wie man es bedient oder Mitarbeiter befürchten, wenn Sie ihr Wissen preisgeben, würden sie nicht mehr benötigt werden. Aus unserer Erfahrung ist das Wiki eines der letzten Tools, das eingeführt werden sollte. Du solltest niemals SharePoint und Wikis gleichzeitig einführen.

Die Erfahrung von 2sic und anderen SharePoint Spezialisten zeigt, dass niemals alle Mitarbeiter ein Unternehmenswiki nutzen werden. Momentan gibt es noch keinen Grosskonzern in Europa, in dem mehr als 100 Mitarbeiter aktiv ein Wiki pflegen!

Wichtig bei der Planung eines Wiki im Unternehmen ist die Entscheidung, ob das gesamte Unternehmen ein einziges Wiki verwendet, oder jede Abteilung/Team ein separates. Ein Wiki enthält unstrukturiertes Wissen; und weil der Anwender oft gar nicht weiss, wo und wonach er/sie suchen soll, braucht es zentralen Startpunkt, wie z.B. ein Inhaltsverzeichnis.

Das Enterprise Wiki (Unternehmenswiki)

Das Enterprise Wiki ist im SharePoint Server verfügbar als Site Template. Als Zusatz zur einfachen Wiki-Bibliothek im SharePoint biet das Enterprise Wiki u.a.

• Wiederverwendbare Inhalte – das sind Textbausteine, die aus einer zentralen Liste gepflegt werden, wie z.B. eine Fusszeile
• Zusätzliche Inhaltstypen Projektseite und Umleitungsseite
• Kategorisierung, Bewertung und weitere Zusatzfelder wie Kommentare, Kontaktinfos und Status

Strukturierung und Navigation

Mit den Bordmitteln von SharePoint 2010 lassen sich relativ einfach Strukturen in den Wiki-Pool bringen. Hier vier ganz zentrale Navigationselemente, welche in den Beispiel-Screenshots abgebildet sind:

1. Navigationsleiste (links) – hier können auf zwei Stufen die wichtigsten Themen aufgeführt werden. Diese Navigationsleiste wird im Wiki auf jeder Seite angezeigt.
2. Inhaltsverzeichnis in Textform – hier könnt ihr ein unternehmensweites Inhaltsverzeichnis erstellen, aber in ähnlicher Form für jede Abteilung ein weiter aufgegliedertes Inhaltsverzeichnis pflegen. Verlinkungen sind übrigens super einfach, z.B. [[Abteilung Web]] wird dann automatisch ein Link auf den Artikel bzw. Inhaltsverzeichnis der Abteilung Web.
3. Liste aller Wiki-Beiträge – in meinem Beispiel habe ich zwei Arten von Verschlagwortung/Kategorisierung der Beiträge eingerichtet. Über das Filtermenü kann so rasch nach einem Thema oder Themenbaum gefiltert werden. Einen solchen Themenbaum (Taxonomie) ermöglicht es, zusammenhängende Themen zu definieren.
4. Kategorisierung – Jedem Beitrag können beliebige oder vorgegebene Kategorien zugewiesen werden. Ein Klick auf eine Kategorie zeigt dann wiederum alle Beiträge mit der angeklickten Kategorie an.

Mit SharePoint 2010 lassen sich gut 90% der Anforderungen der typischen Wissensmanagement-Anforderungen out of the box abdecken. Für die restlichen 10% gibt es mittlerweile Anbieter von Add-Ins, Add-Ons oder Community Erweiterungen.

Übersicht zu Wiki-Erweiterungen und nützliche Tipps und Tricks
http://sharepointsocial.de/solutions/wiki-extensions/

Einfacher weg, um den Themenbaum einzubinden für den Endanwender

http://tihomirignatov.blogspot.com/2010/08/how-to-use-metadata-navigation-in.html

Letztes Wochenende besuchten Daniel Mettler, Raphael Müller und ich das ShareCamp 2012 in München. Das ShareCamp ist die grösste deutschsprachige Community Veranstaltung, mit rund 200 Teilnehmern.

Im Voraus und an den drei Tagen durften wir Teilnehmer Vorschläge zu Sessions einreichen, die wir führen wollten. Darunter waren klassische Präsentationen, aber auch viele spannende Diskussionsrunden und wertvoller Erfahrungsaustausch.

So fanden insgesamt 49 Sessions statt in den Räumlichkeiten von Microsoft, drei davon von uns geleitet. Mit dabei waren spannende Themen für Entwickler, Techniker, SharePoint Berater/Strategen, Marketingfachleute sowie Vorstellungen von SharePoint Lösungen und Produkten.

Mit unseren Sessions DotNetNuke als Relationale Datenbank und InfoPath Formulare, Best-Practices, Tipps und Konfiguration stiessen auf sehr grosses Interesse. In der dritten Session SharePoint und DotNetNuke zeigten wir unsere Erfahrungen und Beispiele, die wir damit erfolgreich und effizient umgesetzt haben.

Für mich am interessantesten waren die Entwickler-Sessions zu Push-Benachrichtigungen via SignalR von Christian Heindel mit einer Live-Demo im SharePoint. In SharePoint Debugging – Schwarze Magie faszinierte Patrick Heyde mit seinem Wissen über die Debugging Tools und Vorgehensweisen. Toll war auch die Diskussion nach der Präsentation von SharePointSocial von Michael Greth.

Ich war dieses Jahr das erste Mal am ShareCamp. Durch die Gespräche und Sessions konnte ich viele Eindrücke und neue Einblicke gewinnen. Für das nächste Jahr wäre es anstrebenswert, dass sich noch mehr Teilnehmer trauen, eine Session zu führen. Danke an das Organisatoren Team.

Fotos vom Event

Liebes InfoPath

Am letzten Montag war wieder mal Zeit für mein wöchentliches Projekt-Status-Update. Wie von oben gewünscht (der Chef befiehlt muss dies im zentralen ERP geschehen, damit alle Daten zusammen sind und nicht jeder seine eigenen Excel-Tabellen pflegt. Und ERPs sind einfach nicht geeignet um *rasch* mal 50 Projektstati (oder Status? oder Statusse?) zu aktualisieren. In unserem ERP funktioniert dies etwa so

1. Projektname eingeben, Enter klicken um es zu suchen
2. Anklicken, Ctrl+D um es zu öffnen
3. Ins 4 Register wechseln (dort sind die Massgeschneiderten Felder) und beim richtigen Feld den Wert eingeben
4. Ok klicken

…und dies jetzt 50 Mal, und dabei ist nicht mal klar, ob ich dann wirklich alle Projekte erwischt habe. Leider, leider leider funktionieren nun mal fast alle ERP-Programme so, egal ob Navision, Microsoft Dynamics, Sage, Abacus und was es sonst noch gibt. Unser Lieblings ERP Proffix, welches sonst hervorragende Dienste leistet, ist im *rasch* 50-Status (ich versuchs mal mit der Einzahl) Updates eben auch nicht besser.

Aber Gott Bill sei Dank gibt es dich, du liebes InfoPath. Seit ich meinen ersten Kaffee im 2003 mit dir auf der Tastatur ausgeleert habe, warst du mein Retter in der Not. Du hast mir nicht nur 300 Prozesse als e-Formulare standardisiert, nein, auch meine Projekt-Status-Updates hast du mir erleichtert. Dank dem Status-Update-Formular, welches mit deiner eloquenten Datenbankanbindung und deinen scharfen Tabellen in zwei Stunden gemacht war, kann ich jetzt alle Statusse (muss mal diese Schreibweise probieren) innert 3 Minuten aktualisieren, und vergesse kein einziges Projekt .

Dein bester Freund

Daniel

PS: Wer bis hier gelesen hat dem möchte ich wirklich näherlegen, sich InfoPath mal anzuschauen. Es ist IMHO etwas vom besten, was Microsoft je gemacht hat. Damit kann man beispielsweise eben ein Mini-Tool erstellen, mit dem ich bei einer bestehenden Datenbank nur schnell die Informationen aktualisiere, die ich eben jede Woche aktualisieren muss. So ein Mini-Tool ist in wenigen Stunden erstellt, und kann eine langwierige, fehleranfällige Routinearbeit auf wenige Minuten reduzieren. Und nicht zuletzt ist die ganze XML-XSLT-Sache halt einfach Sexy und auch die SharePoint-Integration….aaaahhhh

PPS: wer mehr wissen will, kann im Wiki nachlesen, aber leider ist der DE-Beitrag gar karg. Besser ist der EN-Beitrag zu InfoPath, oder die InfoPath-Beispiele auf unserer Site. Natürlich kannst du auch bei MS nachschauen, aber ich kenn niemand der da wirklich schlau wurde.